Problemem bariery techniczne

NIK podkreśla, że praca w trybie zdalnym była, co do zasady, zalecana zgodnie z zapisami ustawy o zapobieganiu COVID-19. Jednakże w chwili ogłoszenia stanu epidemii w 2020 roku 90 proc. urzędów (36 z 40) nie było przygotowanych na wdrożenie pracy zdalnej. Problemy wynikały z małej liczby sprzętu oraz braku zdigitalizowanych wersji dokumentów.

Po roku sytuacja nieznacznie uległa poprawie

W chwili wprowadzenia stanu epidemii stopień przygotowania placówek pozwalał na zorganizowanie efektywnej pracy zdalnej co szóstemu pracownikowi (17 proc.). Po roku sytuacja nieznacznie się zmieniła. Na pracę w zadowalających warunkach mógł liczyć co czwarty zatrudniony (25 proc.).

Kontrola NIK wykazała, że najlepiej do pracy zdalnej są przygotowane izby administracji skarbowej oraz oddziały NFZ, ponieważ pozwalały przynajmniej połowie urzędników na efektywną pracę zdalną. Tak dobre przygotowanie wynikało z tego, że były to podmioty, które wykonywały stosunkowo najmniej zadań w bezpośrednim kontakcie z interesantem. 

Tymczasem prokuratury rejonowe, sądy rejonowe, oddziały KRUS, urzędy gmin, ośrodki pomocy społecznej i powiatowe urzędy pracy były przygotowane w minimalnym lub zerowym zakresie.

W efekcie przygotowanie urzędów do pandemii często kończyło się na samym polecaniu pracy zdalnej (ustnie lub na papierze), pomimo że taka forma wykonywania obowiązków nie była możliwa dla pracownika. Przykładowo – w Prokuraturze Rejonowej Poznań-Stare Miasto cyklicznie polecano pracę zdalną, chociaż cztery laptopy przypadały średnio na 65 pracowników. 

Pracownicy nie byli w stanie realizować kluczowych zadań

Zaledwie 32 proc. pracowników wykonywało podstawowe zadania swoich jednostek – głównie w izbach administracji skarbowej i wojewódzkich oddziałach NFZ. Pozostali (68 proc.) wykonywali zadania o charakterze dodatkowym lub wspomagającym.

Do wspomnianych działań dodatkowych można zaliczyć:

• samokształcenie lub udział w szkoleniach online (47 proc.), 
• prace niewymagające dostępu do systemów dziedzinowych lub zdigitalizowanych danych (19 proc. pracowników), 
• bycie do dyspozycji pracodawcy, nie realizując zadań (2 proc.).

Pracownicy używali prywatnego sprzętu do pracy

Braki sprzętowe oraz inne czynniki, takie jak brak dostępu do systemów dziedzinowych czy zakaz skanowania dokumentów, zmusił pracowników do podjęcia działań niestandardowych. 

Problemy z monitorowaniem czasu pracy

W przypadku 30 proc. podmiotów nie wprowadzono obowiązkowego systemu ewidencji czasu pracy bądź wdrożono inne metody raportowania, które były nieprawidłowe. 

W prokuraturze Rejonowej Kraków-Nowa Huta urzędnicy nie mieli żadnego obowiązku rejestrowania rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej, co mogło wpływać na jakość obsługi petentów. Z kolei pracownicy Białostockiego ZUS rejestrowali czas poświęcony na powrót do domu jako godziny pracy.

Działanie w ramach projektu „Fakty w debacie publicznej” realizowanego z dotacji programu „Aktywni Obywatele – Fundusz Krajowy”, finansowanego z Funduszy EOG.